Flexo Concepts hat die Art und Weise, wie sie ihre Geschäfte führt, völlig verändert.
Das heißt, digital.
Es begann, wie alle unsere Projekte, mit einer Vision - der Schaffung eines digitalen Zusammenhalts im gesamten Unternehmen, um die Erfahrungen unserer Kunden mit uns zu optimieren - und einem Plan, um diese Vision in die Tat umzusetzen. Gemeinsam führten sie uns auf einen vierjährigen Weg der durchdringenden digitalen Transformation, der in jeden Winkel unseres Unternehmens reichte und alle unsere Geschäftsfunktionen vereinte.
"Die digitale Transformation eines Unternehmens ist von außen nicht unbedingt erkennbar", sagt Greg Howell, Präsident von Flexo Conceptsund de facto Projektleiter. "Wenn es richtig gemacht wird, werden die Kunden es zunächst nicht bemerken. Aber mit der Zeit werden sie immer mehr Beispiele für verbesserte Erfahrungen sehen, wenn sie mit Anbietern zu tun haben, die sich transformieren."
Eine erfolgreiche digitale Transformation erfordert harte Arbeit, die innerhalb des Unternehmens geleistet werden muss. Sie erfordert eine nachhaltige, unternehmensweite Ausrichtung auf ein langfristiges Ziel und viel Geduld auf dem Weg dorthin. Ein wichtiger Akteur bei der Umstellung des Unternehmens war Flexo Concepts' Supply and Customer Experience Manager, Phil Ryan. Gemeinsam führten Greg und Phil einen Prozess ein, um diese Initiative über einen Zeitraum von vier Jahren in Angriff zu nehmen, was zu zahllosen Beispielen für den Einsatz von Technologie in bahnbrechender Weise führte.
Greg erkannte von Anfang an, wie wichtig es ist, dass alle Unternehmensbereiche - nicht nur die IT oder der Vertrieb, wo die Initiative ihren Anfang nahm, sondern auch die Buchhaltung, die Technik, der Betrieb, das Marketing, die Fertigung und die Kundenerfahrung - Ideen einbringen und mitmachen. Dies war nicht nur wichtig, um die besten Ideen zu generieren, sondern auch um sicherzustellen, dass das Wissen und die Fähigkeiten im gesamten Unternehmen verteilt waren und sich nicht nur auf einige wenige Personen konzentrierten. Er war sich sicher, dass jeder im Unternehmen - von oben bis unten und darüber hinaus - zusammenarbeiten musste, um erfolgreich zu sein. Und so wurde unser "Digital Transformation Team" mit Vertretern aus jeder Abteilung ins Leben gerufen.
Von Anfang an kam das Team alle zwei Wochen zusammen, um Fortschritte mitzuteilen, "Erfolge" zu feiern, Ideen zu prüfen und die nächsten Schritte zu planen. Es wurden Aufgaben beschlossen, und die Mitglieder kehrten nach jeder Sitzung mit taktischen To-do-Listen in ihre Abteilungen zurück. Nach und nach wurden die Aufgaben vom "To-do"-Status in den Status "erledigt" überführt und von der Liste gestrichen.
Mit der Zeit taten sich in verschiedenen Bereichen des Unternehmens wunderbare Dinge. In der Buchhaltung wurden zum Beispiel eine strengere Kontrolle über die Rechnungsstellung und das Inkasso, eine bessere Kostenverfolgung, eine einfachere Rechnungsstellung in mehreren Währungen und eine vereinfachte Umsatzsteuerverwaltung erreicht. Unsere Ingenieure begannen, "Fälle" oder CRM-Systemtickets zu verwenden, um den Prozess der Klingenanalyse zu verwalten. Die Mitarbeiter in der Fertigung schätzten die Einfachheit der Verwendung eines plattformbasierten Versandtools, das die direkte Erstellung von Sendungen aus einem Kundenauftrag innerhalb einer einzigen Anwendung ermöglichte. SOPs und Master Batch Records schufen klare, zugängliche Richtlinien für den täglichen Betrieb in einem digitalen Format. Eine neue Automatisierung der Bestandsverwaltung und ein zentralisiertes Beschaffungssystem gewährleisteten den Zugriff auf genaue, minutengenaue Bestände an verfügbaren Produkten, eine verbesserte Kostenzuweisung und eine bessere Nachverfolgung der Rohstoffe. Das Customer-Experience-Team begann mit Umfragen, um die Leistung des Unternehmens nicht nur im Hinblick auf die Erfüllung der aktuellen Kundenbedürfnisse zu bewerten, sondern auch, um ein Gefühl für neue Dienstleistungen zu bekommen, die die Kunden von uns erwarten.
Die interne und externe Verfolgung von Qualitätsproblemen durch digitale Fälle ermöglicht es uns, Probleme frühzeitig zu erkennen, sie zu untersuchen und so schnell wie möglich zu lösen. Auch interne Kosteneinsparungen wurden realisiert, als die Betriebsabteilung im September 2019 den "papierlosen Status" erklärte und damit über 87.000 Stück Papier und etwa 10.000 US-Dollar an damit verbundenen Kosten pro Jahr eliminierte! Eine Bestellung wird nun mit nur einem einzigen Stück Papier - dem Packzettel - entgegengenommen, bearbeitet, hergestellt, verpackt, versandt und in Rechnung gestellt.
Die Vertriebs- und Marketingteams wurden auch mit automatisierten Prozessen belohnt, um die Probleme der Kunden zu erkennen und maßgeschneiderte Lösungen anzubieten. Die Integration und Optimierung von Softwaresystemen ermöglicht eine schnelle und einfache Analyse und Nachverfolgung von "Schnappschüssen" über personalisierte Dashboards, so dass unsere Vertriebsmitarbeiter alle Informationen, die sie benötigen, sofort zur Hand haben. Unsere Marketingmitarbeiter verfügen nun über Instrumente, mit denen sie die Informationen ermitteln können, nach denen potenzielle Kunden suchen, und diese nicht nur an sie weitergeben können. wenn sie wollen es, aber wie. Ein zentrales Repository bietet dem gesamten internationalen Team Zugang zu allen Online-Marketingmaterialien, und ein Kanban-Prozess ermöglicht es ihnen, vertriebsunterstützende Materialien digital anzufordern.
Heute können wir mit Stolz berichten, dass 100 % unserer Geschäftsprozesse in der Cloud stattfinden (mit Ausnahme einiger rechenintensiver Anwendungen und einiger lokaler Dateispeicher). Unser gesamtes Büropersonal hat unternehmensweit Zugriff auf alle Auftragsfunktionen über das Internet, was den Fernbetrieb auf Laptops, iPads, Mobiltelefonen und anderen Geräten ermöglicht. Dadurch haben wir jetzt ein Höchstmaß an Flexibilität, um unseren Kunden auch bei unvorhergesehenen Ereignissen, die unsere Fähigkeit, von einem zentralen Standort aus zu arbeiten, beeinträchtigen könnten, einen unterbrechungsfreien Service zu bieten.
Greg sieht die digitale Transformation unseres Unternehmens als logische Erweiterung unseres Denkens der kontinuierlichen Verbesserung und glaubt, dass man das eine nicht ohne das andere tun kann. "Unsere Unternehmenskultur hat schon immer den Schwerpunkt darauf gelegt, Wege zu finden, um intelligenter zu arbeiten und dabei die Technologie zu nutzen. Ähnlich wie die kontinuierliche Verbesserung ist eine sinnvolle digitale Transformation eine Anhäufung von sehr kleinen Verbesserungen, die im Laufe der Zeit durchgeführt werden und zusammen ein großes, effizientes und leistungsfähigeres System ergeben."
Am Anfang stand die Überzeugung, dass wir, wenn wir eine digitale Aufzeichnung aller unserer Kundeninteraktionen erstellen könnten, ein optimales Betriebsergebnis erzielen und unseren Kunden erstaunliche Erfahrungen bieten könnten. Und das haben wir geschafft. Vorläufig. Denn die digitale Transformation ist per Definition ein nie endender Prozess mit unendlich viel Raum für Verbesserungen. Da sich unsere Geschäftsabläufe ständig weiterentwickeln, unsere technologischen Möglichkeiten wachsen und unser Kundenfokus unerschütterlich bleibt, werden wir uns zweifellos weiter "transformieren".
